Coordonnateur·trice aux opérations (contrat de 12 mois) at Ubisoft

Ubisoft Sherbrooke cherche un·e coordonnateur·trice pour soutenir la direction dans la gestion quotidienne du studio. Ce rôle joue une part essentielle dans la fluidité de nos opérations, la qualité de nos espaces et l’expérience employé·e. 

Nous cherchons quelqu’un de fiable, organisé, avec un excellent sens du service, sociable et professionnel·le dans son accueil. Une personne qui aime aider, prendre soin des détails, et qui souhaite contribuer au bon fonctionnement du studio — sans viser un poste de gestion. 

Le rôle demande à la fois de la rigueur, du tact et un certain niveau de discrétion, puisque la personne pourra être exposée à de l’information sensible. 

Au fil du contrat, l’objectif est que la personne développe une autonomie élevée dans un cadre clair. Les premiers mois viseront surtout à s’approprier le fonctionnement du studio 

Ce que vous ferez 

• Résoudre des problématiques simples et courantes et réaliser les tâches confiées  

• Mettre en place les processus logistiques facilitant la livraison des activités  

• Répondre aux demandes d’information des employé·es et gérer les requêtes quotidiennes  

• Assurer les tâches administratives liées à la livraison des différentes activités  

• Effectuer des saisies de données et produire des rapports statistiques  

• Assurer la gestion documentaire physique et électronique  

• Assurer la facturation aux client·es internes et suivre avec la comptabilité. 

• Appuyer la direction dans la gestion quotidienne (agenda, soutien logistique, coordination)  

• Soutenir le comité de gestion (notes de frais, suivis, demandes ponctuelles)  

• Organiser certaines rencontres et événements internes (logistique, matériel, suivi post-événement)  

Logistique et services internes 

• Gérer ou coordonner certaines commandes (boîtes à lunch, restauration, hébergements, fournitures)  

• Mettre à jour certains documents de référence tels que les organigrammes  

• Gérer ou distribuer les vignettes de stationnement locales 

Amélioration continue

• Proposer des améliorations simples aux processus administratifs ou logistiques  

• Identifier des solutions pour gagner du temps, réduire la friction ou améliorer l’expérience employé·e  

• Contribuer à documenter ou standardiser certaines étapes opérationnelles  

Ce que vous apporterez 

• Diplôme d’études collégiales (DEC) ou formation équivalente  

• Minimum 3 ans d’expérience en coordination ou autre expérience jugée pertinente  

• Une approche orientée vers les besoins des client·es internes  

• Fiabilité, constance et un sens élevé du service et du professionnalisme  

• Sens de l’organisation, capacité à gérer plusieurs petites tâches variées simultanément  

• À l’aise dans ses interactions, accueillante, polie et respectueuse, avec conscience de la discrétion nécessaire. 

• Capacité à interagir avec des interlocuteurs de tous niveaux hiérarchiques. 

• Un sens de l’urgence, de l’autonomie et de la débrouillardise  

• Le goût de soutenir, organiser et contribuer concrètement au bon fonctionnement du studio  

• Bonne connaissance des logiciels Word et Excel  

• Familiarité avec des suites collaboratives (atout)  

• Connaissance de base de l’industrie du jeu vidéo (atout)